Verfahrensdokumentation beim Geldspielgerät ist ein ziemlich trockenes Thema. Aber es birgt einige Brisanz, wie die hohe Beteiligung an der BAkademie am 22. Oktober zu diesem Themenkomplex vermuten lässt. 130 Unternehmerinnen und Unternehmer kamen online zusammen, um sich in der Thematik fit zu machen. „Offenbar hat der BA hier einen Nerv getroffen“, meinte BA-Geschäftsführerin Simone Storch in ihrer Begrüßung.

Thema, das Fahrt aufnimmt

Dass dieses Thema Fahrt aufnimmt, bestätigte auch BA-Vizepräsidentin Petra Höcketstaller. Verpflichtend sei es schon seit 2015. Die Verfahrensdokumentation werde in den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation“ (GoBD) gefordert. So richtig darum gekümmert hätten sich aber nur wenige. „Auch nicht auf Seiten der Finanzbehörden. Aber das ändert sich gerade“, benannte Höcketstaller den Grund, warum der BA das Thema aufgreift.

Dabei wurde auf die Expertise von Automatenunternehmer Alexander Grosch aus Baden-Württemberg zurückgegriffen, der „tief im Thema“ ist, wie er sagte. Auf seine Initiative und die des Automaten-Verbands Baden-Württemberg wurde zusammen mit der ETL/BCV-Steuerberatungsgesellschaft eine Muster-Verfahrensdokumentation erstellt, die Daniel Wegenast von der ETL vorstellte. Wie er sagte, ist das Thema Verfahrensdokumentation für das Geldspiel alleine deswegen nicht trivial, weil Umsätze geschätzt werden können, wenn sie nicht vorliegt. Die Pflicht mit Blick auf die Behörde ist es aber nicht alleine, die eine Verfahrensdokumentation nötig macht. Wie Alexander Grosch sagte, führt die Dokumentation auch dazu, dass Unternehmen damit ihre innerbetrieblichen Abläufe überdenken, strukturieren und im Zweifel verbessern.

Wertvolle Mitgliedschaft

Allerdings darf deswegen die ohnehin schon wuchernde Bürokratie nicht noch weiter auf die Spitze getrieben werden. Ein ursprünglicher Entwurf für eine Muster-Verfahrensdokumentation von 80 Seiten wurde im Dialog mit den Praktikern auf 25 Seiten eingedampft, von denen wiederum nur zehn Seiten die eigentliche Dokumentation sind. Der Rest sind Anmerkungen, die man braucht, um die Dokumentation auf die individuellen Bedürfnisse eines Betriebes anzupassen. „Das ist Arbeit, die ein mittelständisches Unternehmen oft nur sehr schwer leisten kann“, so Höcketstaller. „Dafür brauche man den Verband. Und auch das mache die Mitgliedschaft in einem der Landesverbände des BA so wertvoll.“ Die vorgestellte Muster-Verfahrensdokumentation erhalten daher auch nur Unternehmen, die Mitglied in einem der Landesverbände des Bundesverbands Automatenunternehmen (BA) sind.

Die BAkademie dauerte zwei Stunden, in denen die Muster-Verfahrensdokumentation vorgestellt wurde. Viel Raum nahm auch die Diskussion und die Beantwortung von Fragen ein. Das Thema mag zwar trocken sein, ist aber für die Unternehmen alles andere als graue Theorie, sondern Praxis, die gelebt werden muss.

Bild: © BA